Scatole per conservare documenti e documenti

2024 Autore: Sierra Becker | [email protected]. Ultima modifica: 2024-02-26 05:30

L'ordine nei documenti è importante per risultati di lavoro ottimali e veloci. Ciò consente di trovare rapidamente i documenti necessari e di proteggerli dall'influenza di fattori esterni. Per garantire la sistematizzazione e la sicurezza dei documenti, è necessario sapere come archiviarli correttamente e quali mezzi sono necessari per questo.

Archiviazione documenti

Qualsiasi sfera della vita umana dalla nascita all'ultimo giorno è accompagnata da scartoffie. Possono essere di diversa importanza, valore, durata della conservazione. Ma il fatto che la maggior parte di essi debba essere mantenuta in buone condizioni per un certo tempo è un dato di fatto. Per garantire il risparmio di carta per un lungo periodo, utilizzare scatole per la conservazione dei documenti. Oggi possono essere acquistati liberamente o realizzati a mano.

Pertinenza della conservazione della carta

È sempre necessario salvare originali e copie.

• Piccolo, medio egrandi imprese, negli enti governativi, l'archiviazione è un requisito legale.
• In ufficio, soprattutto in HR, contabilità, società commerciali, questo permette di ottimizzare il processo di lavoro, scaricare l'area di lavoro e garantire la continuità delle funzioni sia per i dipendenti nuovi che per quelli esistenti.
• A casa, questo assicura ordine e la possibilità di trovare i documenti necessari al momento giusto, anche in circostanze di emergenza.

Accessori per l'archiviazione

Le scatole per la conservazione dei documenti sono più comunemente utilizzate per risparmiare carta. Oggi, gli spazi vuoti per loro sono disponibili per la vendita gratuita. Di norma, vengono forniti per fogli A4. Ma ci sono anche altre dimensioni. Alcuni produttori offrono ai consumatori speciali scatole di carta in cui possono essere conservate diverse scatole di carta. Sono venduti smontati e una semplice istruzione rende facile per qualsiasi acquirente assemblarli. L'uso di tali scatole ti consente di sbarazzarti di documenti aziendali non necessari e, se necessario, di trovare rapidamente il documento giusto. Il formato della scatola correttamente selezionato consente di risolvere in modo ottimale il problema dello spazio e risparmiare a lungo materiali preziosi. E una chiara strutturazione di originali e copie, a volte, aumenta la velocità delle attività dei dipendenti.

Risparmio di scartoffie in ufficio

Le scatole di cartone sono la scelta migliore per proteggere la carta dalle intemperie sul posto di lavoro.archiviazione dei documenti. Per utilizzarli è necessario distribuire i materiali in gruppi per argomento e raccoglierli o in blocco, o in file separati, oppure in cartelle, cartelle o altro tipo di essi. E poi raccogli le scatole secondo le dimensioni richieste. Sono economici, quindi puoi acquistare la quantità di cui hai bisogno. Le scatole sono caratterizzate da spaziosità, durata e rispetto dell'ambiente. Le fessure per le mani lo rendono facile da raccogliere e trasportare, mentre il coperchio (incernierato o rimovibile) tiene fuori la polvere. All'esterno sul cartone è possibile firmare il tipo di documenti. Di norma, i contenitori per ufficio vengono venduti smontati con istruzioni grafiche stampate, quindi possono essere facilmente montati e smontati e, se necessario, nascosti in un luogo appartato.

Consegna di documenti per risparmi a lungo termine

Nessuna agenzia governativa o impresa privata che conduce affari seri può fare a meno di archiviare i documenti. La documentazione amministrativa, fiscale, del personale, contabile e di altro tipo ha un diverso periodo di conservazione, regolato dall'elenco n. 578. Si tratta di una procedura obbligatoria, che spesso prevede un periodo di risparmio abbastanza lungo (fino a 75 anni). In questo caso, tutte le carte vengono smistate, riposte in scatole e consegnate nei locali previsti a tal fine. In questo caso ci sono requisiti speciali per le scatole: devono essere realizzate in cartone resistente (idealmente, se soddisfano il requisito GOST, hanno anchesimile al periodo di garanzia specificato). In questo caso, è meglio utilizzare scatole d'archivio per la conservazione di documenti e scatole di cartone. Questi ultimi sono il ricettacolo di diversi contenitori per le carte. Hanno stringhe in quanto sono destinati all'archiviazione a lungo termine.

Per comodità, puoi anche raccogliere scatole per lo stoccaggio dei materiali sia in verticale che in orizzontale. Va inoltre tenuto conto del fatto che esistono imprese private pronte a realizzare contenitori per carte secondo le dimensioni indicate dal cliente.

Archivio domestico

Ogni adulto dovrebbe preoccuparsi di tenere documenti importanti tra le mura della propria casa. Dopotutto, molto spesso devi fornire documenti che attestino la tua identità, istruzione, proprietà di beni, ecc. Per evitare inutili spese finanziarie e per poter esercitare i tuoi diritti, devi conservare le schede di garanzia per gli elettrodomestici, i manuali per la sua operazione, ricevute di acquisto. I documenti possono essere urgentemente necessari in caso di emergenza: in caso di partenza improvvisa, incendio, calamità naturale, evacuazione della popolazione…

Gli originali e le copie dei titoli devono essere in un unico posto, nascosti da occhi indiscreti, ordinati e protetti da fattori esterni. È bene se a questo scopo viene preparata una scatola per riporre i documenti a casa. Può essere acquistato, realizzato acquistando un cartone grezzo in un negozio per un piccolo prezzo, oppure puoi adattare qualsiasi scatola non necessaria. Se non archiviatooriginali, la loro dolorosa ricerca sarà assicurata e il ripristino in caso di smarrimento richiederà molto tempo, finanze e, soprattutto, nervi.

Organizzazione dei valori domestici

Per acquistare scatole per conservare documenti e documenti o realizzarle da soli, devi smontare tutti i materiali e ordinarli in gruppi, ad esempio:

• documenti personali;
• documenti che mostrano la proprietà;
• contratti di prestito, pagamenti su transazioni;
• documenti sullo stato di salute dei familiari, esami superati, opinioni dei medici;
• materiali che confermano il pagamento di merci, carte di garanzia, ecc.

È necessario tenere conto del periodo di validità dei titoli, perché alcuni di essi potrebbero non essere rilevanti al momento dell'analisi.

Suggerimenti per la distribuzione del materiale

Gli originali e le copie possono variare nelle dimensioni, quindi anche le scatole di archiviazione possono essere fatte in modo che si abbinino. In questo caso, gli originali possono essere ordinati:

• in ordine di importanza;
• per dimensione;
• secondo il periodo di pertinenza;
• per tipo (lavoro, casa…);
• su eventi.

Una tale sistematizzazione farà risparmiare tempo nella ricerca dei documenti giusti e li proteggerà da bambini, estranei e fattori esterni.

Scatole portaoggetti fai-da-te

La principale differenza tra i materiali per la famiglia e per l'ufficio è la loro dimensione: al lavoroquesto di solito è A4, mentre a casa la carta è molto diversa. Pertanto, puoi creare scatole per archiviare i documenti con le tue mani. Ci sono diverse opzioni:

1. Puoi acquistare un grezzo in qualsiasi reparto domestico del supermercato e, seguendo le istruzioni, assemblarlo.
2. Se hai bisogno di una scatola di piccole dimensioni, devi prendere i disegni, scaricarli, trasferirli su cartone e incollarli. Se le dimensioni specificate non sono adatte all'utente, è possibile trasferire il disegno su carta, riducendo al contempo le dimensioni del pezzo più volte.
3. L'opzione più semplice è prendere qualsiasi scatola che non ti serve e riporla per gli originali.
4. Crea secondo il tuo disegno. Quindi, ad esempio, per realizzare una scatola per documenti personali (passaporti, certificati di nascita, diritti, diplomi di istruzione), è necessario prendere 2 fogli di carta resistente (cartone), ritagliare da ciascuno un quadrato della dimensione richiesta, aggiungere altri 1,5 cm a uno (per il coperchio). Quindi piega ogni foglio a metà e lungo diverse diagonali. Dovrebbero esserci 3 righe in totale. Successivamente, gli angoli dovrebbero essere piegati al centro, quindi ogni lato dovrebbe essere piegato in modo che il suo bordo passi attraverso il centro del foglio. Il passaggio finale consiste nell'assemblare la scatola di carta lungo le linee esistenti e incollare i lati.

Allo stesso tempo, qualsiasi scatola di questo tipo può essere decorata per abbinarsi al colore degli interni usando carta colorata, colla, forbici. Le "volte" piene devono essere tenute al riparo dalla luce solare diretta, dall'umidità e dai bambini.

I documenti sono compagni della vita umana. Puoi garantire la loro sicurezza con l'aiuto di scatole per archiviare i documenti nell'archivio e, se la situazione finanziaria non lo consente, puoi costruirli da solo usando materiali improvvisati. E poi viene fornita un'atmosfera tranquilla al lavoro ea casa.